Estrutura Analítica do Trabalho (EAP)

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O que é uma estrutura analítica do trabalho (EAP)?

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é uma desconstrução visual, hierárquica e orientada para a entrega de um projeto. É um diagrama útil para os gerentes de projeto, pois permite que eles dividam o escopo do projeto e visualizem todas as tarefas necessárias para concluir seus projetos.

Todas as etapas do trabalho do projeto são descritas no gráfico da estrutura analítica do projeto, o que o torna uma ferramenta essencial de planejamento do projeto. A entrega final do projeto, bem como as tarefas e pacotes de trabalho associados a ela, ficam no topo do diagrama EAP, e os níveis de EAP abaixo subdividem o escopo do projeto para indicar as tarefas, entregas e pacotes de trabalho necessários para concluir o projeto de começar a terminar.

Os gerentes de projeto fazem uso do software de gerenciamento de projetos para projetar e executar uma estrutura analítica do projeto. Quando usado em combinação com um gráfico de Gantt que incorpora níveis EAP e hierarquias de tarefas, o software de gerenciamento de projetos pode ser especialmente eficaz para planejar, agendar e executar projetos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho on-line com ferramentas de gerenciamento de projetos líderes do setor, como gráficos de Gantt, quadros kanban, planilhas e muito mais. Planeje usando os níveis EAP em nossa ferramenta e, em seguida, execute com sua equipe por meio de quadros kanban fáceis de usar e listas de tarefas. Experimente gratuitamente hoje.

Por que usar uma EAP no gerenciamento de projetos?

Fazer uma EAP é o primeiro passo no desenvolvimento de um cronograma de projeto . Ele define todo o trabalho que precisa ser concluído (e em que ordem) para atingir as metas e objetivos do projeto. Ao visualizar seu projeto dessa maneira, você pode entender o escopo do projeto e alocar recursos para todas as tarefas do projeto.

Uma estrutura analítica do projeto bem construída ajuda com importantes grupos de processos de gerenciamento de projetos e áreas de conhecimento, como:

  • Planejamento de Projetos, Programação de Projetos e Orçamento de Projetos
  • Gestão de Riscos, Gestão de Recursos, Gestão de Tarefas e Gestão de Equipas

Além disso, uma EAP ajuda a evitar problemas comuns de gerenciamento de projetos , como prazos perdidos, aumento do escopo e estouro de custos, entre outros.

Em outras palavras, uma estrutura analítica do projeto serve como seu mapa através de projetos complicados. O escopo do seu projeto pode incluir várias fases ou subprojetos menores – e mesmo esses subprojetos podem ser divididos em tarefas, produtos finais e pacotes de trabalho! Sua EAP pode ajudá-lo a gerenciar esses itens e obter clareza sobre os detalhes necessários para realizar todos os aspectos do escopo do projeto.

Exemplo de Estrutura Analítica de Trabalho

Agora que analisamos a definição de uma EAP e aprendemos por que ela é uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos, vamos dar uma olhada em um exemplo de estrutura analítica do projeto.

Para nosso exemplo de EAP , criaremos uma estrutura analítica do projeto para estabelecer o plano de trabalho para um projeto de construção de prédio comercial. Este é potencialmente um projeto complexo, mas um gráfico EAP irá pegar essa complexidade e reduzir o escopo do projeto a tarefas mais simples para tornar o projeto gerenciável.

Estude o exemplo de estrutura analítica do projeto baseado em fases de um projeto de construção abaixo:

No topo da estrutura analítica do projeto está sua entrega final (neste caso, o projeto de construção). Imediatamente abaixo está o próximo nível EAP, que são as principais fases do projeto necessárias para concluir o projeto. O terceiro e mais baixo nível mostra os pacotes de trabalho . A maioria dos gráficos EAP tem 3 níveis, mas você pode adicionar mais dependendo da complexidade de seus projetos.

Cada uma dessas cinco fases do projeto – iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento – também atuam como contas de controle e ramificam a entrega principal no topo. Uma vez decididos, eles são divididos em uma série de entregas. Por exemplo, a fase de iniciação inclui o trabalho de avaliação do local e a criação do termo de abertura do projeto.

Você também precisará de um pacote de trabalho para acompanhar cada uma dessas entregas do projeto. Na fase de execução do nosso exemplo de construção, podemos observar a entrega do trabalho interno. Essa entrega é dividida em dois pacotes de trabalho, que são a instalação do encanamento e a configuração da eletricidade.

A EAP, quando criada da forma mais completa possível, é o roteiro para guiá-lo até a conclusão do que parece ser um escopo de projeto muito complicado. No entanto, quando dividido com uma WBS, o planejamento do projeto, a programação e o planejamento de recursos tornam-se subitamente muito mais gerenciáveis.

Tipos de EAP

Existem dois tipos principais de EAP: baseada em entrega e baseada em fases. Eles dependem se você deseja dividir seu projeto em termos de tempo ou escopo.

Estrutura de divisão de trabalho com base na entrega

Uma EAP baseada em entrega primeiro divide o projeto em todas as principais áreas do escopo do projeto como contas de controle e depois as divide em entregas e pacotes de trabalho do projeto.

Aqui está um exemplo de uma EAP baseada em entrega que foi retirada de nosso modelo gratuito de estrutura analítica do projeto. Baixe o modelo hoje para praticar a criação de sua própria estrutura analítica do trabalho no Excel.

Um exemplo de EAP baseado em entrega mostrando contas de controle, pacotes de trabalho e tarefas.

Estrutura de Divisão de Trabalho Baseada em Fases

A EAP baseada em fases exibe a entrega final no topo, com os níveis da WBS abaixo mostrando as cinco fases de um projeto (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento). Assim como na WBS baseada em entrega, as fases do projeto são divididas em entregas do projeto e pacotes de trabalho. Nosso gráfico anterior na seção “Exemplo de estrutura analítica do trabalho” continha um exemplo de EAP baseado em fase.

Tipos de Gráficos EAP

Depois de escolher uma EAP baseada em entrega ou baseada em fase, você também pode escolher entre diferentes tipos de diagramas EAP. Vamos dar uma olhada nos principais tipos de gráficos de estrutura analítica do projeto.

Lista de estrutura de divisão de trabalho: também conhecida como visão geral, é uma lista de pacotes de trabalho, tarefas e entregas. É provavelmente o método mais simples de fazer uma EAP, que às vezes é tudo que você precisa.

Work Breakdown Structure Tree Diagram: A versão mais comumente vista, a representação da estrutura em árvore de uma EAP é um organograma que tem todos os mesmos elementos EAP da lista (fases, entregas, tarefas e pacotes de trabalho), mas representa o fluxo de trabalho ou progresso como definida por uma representação esquemática.

Gráfico de Gantt da estrutura de detalhamento do trabalho: um gráfico de Gantt é uma planilha e uma linha do tempo. O gráfico de Gantt é uma EAP que pode fazer mais do que uma lista de tarefas estática ou um diagrama de árvore. Com um gráfico de Gantt dinâmico, você pode vincular dependências, definir marcos e até mesmo definir uma linha de base. Esta é a versão mais comum em software de gerenciamento de projetos.

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Elementos EAP

Uma estrutura analítica típica do projeto é composta de vários componentes-chave. Usaremos nosso exemplo EAP acima para identificar cada um dos principais elementos WBS.

  • Dicionário EAP:Um dicionário EAP é um documento que define os vários elementos WBS. É um componente importante de uma EAP porque permite que os participantes do projeto e as partes interessadas entendam a terminologia da estrutura analítica do projeto com mais clareza.
  • Níveis EAP:Os níveis EAP são o que determina a hierarquia de um elemento EAP. A maioria das estruturas analíticas do projeto tem 3 níveis que representam a principal entrega do projeto, contas de controle, entregas do projeto e pacotes de trabalho.
  • Contas de controle:As contas de controle são usadas para agrupar pacotes de trabalho e medir seu status. Eles são usados ​​para controlar áreas do escopo do projeto. Em nosso exemplo, a fase de execução do projeto pode ser uma conta de controle porque possui várias entregas e pacotes de trabalho associados a ela.
  • Entregas do projeto:as entregas do projeto são o resultado desejado das tarefas do projeto e dos pacotes de trabalho. Em nosso exemplo de EAP, podemos observar alguns exemplos de entregas do projeto, como o orçamento do projeto ou o trabalho interno. Ambos são o resultado de tarefas e pacotes de trabalho menores.
  • Pacotes de trabalho:conforme definido pelo instituto de gerenciamento de projetos (PMI) em seu livro de conhecimento em gerenciamento de projetos (PMBOK), um pacote de trabalho é o “nível mais baixo da EAP”. Isso ocorre porque um pacote de trabalho é um grupo de tarefas relacionadas que são pequenas o suficiente para serem atribuídas a um membro da equipe ou departamento. Como gerente de projeto, você pode estimar os custos e a duração desses pacotes de trabalho, o que os torna um elemento essencial da WBS.
  • Tarefas:Suas tarefas compõem seus pacotes de trabalho e, portanto, seu escopo de projeto. Uma EAPajudará você a definir os requisitos, status, descrição, proprietário da tarefa, dependências e duração de cada tarefa.

Se você preferir uma explicação visual e verbal dessas informações sobre as estruturas analíticas do trabalho, assista a este vídeo.

Como criar uma estrutura analítica do trabalho em seis etapas

Para criar uma EAP para seu projeto, você precisará de informações de outros documentos de gerenciamento de projeto. Aqui estão seis etapas simples para criar uma estrutura analítica do projeto.

Definir o Escopo, Metas e Objetivos do Projeto

As metas e os objetivos do seu projeto definem as regras para definir o escopo do seu projeto. O escopo do projeto, os membros da equipe, as metas e os objetivos devem ser documentados no termo de abertura do projeto .

Identificar as fases do projeto e controlar as contas

O próximo nível abaixo são as fases do projeto: divida a declaração de escopo do projeto maior em uma série de fases que irão desde a concepção até a conclusão. Você também pode criar contas de controle, que são categorias de tarefas para diferentes áreas de trabalho que você deseja acompanhar.

Liste as entregas do seu projeto

Quais são as entregas do seu projeto ? Liste todos eles e anote o trabalho necessário para que as entregas do projeto sejam consideradas entregues com sucesso (sub-entregas, pacotes de trabalho, recursos, participantes, etc.)

Defina os níveis EAP

Os níveis da EAP são o que torna a estrutura analítica do projeto uma “desconstrução hierárquica do escopo do projeto”, conforme definido pelo instituto de gerenciamento de projetos em seu livro PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Você precisará começar com a entrega final do projeto e pensar em todas as entregas e pacotes de trabalho necessários para chegar lá desde o início.

Crie Pacotes de Trabalho

Pegue suas entregas de cima e divida-as em cada tarefa e subtarefa necessária para entregá-las. Agrupe-os em pacotes de trabalho.

Escolha os proprietários da tarefa

Com as tarefas agora definidas, atribua-as à sua equipe de projeto. Dê a cada membro da equipe as ferramentas de gerenciamento de trabalho , os recursos e a autoridade de que precisam para realizar o trabalho.

Software EAP

O software de estrutura analítica do projeto é usado para delinear a entrega final de um projeto e definir as fases necessárias para alcançá-la.

O software facilita o processo de várias maneiras diferentes. Alguns usam um diagrama de rede e outros usam um gráfico de Gantt. Todos eles, no entanto, são uma representação visual do projeto, literalmente quebrando as várias etapas e subetapas necessárias para montar a entrega final do projeto.

Recursos obrigatórios do software EAP

Existem muitos tipos de software de estrutura analítica do projeto disponíveis, portanto, quando você estiver procurando por um para ajudá-lo a planejar seu projeto, certifique-se de que ele oferece os seguintes recursos:

Como criar uma EAP no ProjectManager

O objetivo do software de estrutura analítica do projeto no gerenciamento de projetos é organizar e definir o escopo do seu projeto. Usar os gráficos de Gantt on-line do ProjectManager para criar sua EAP não é apenas mais eficiente, mas também se encaixa em todos os outros aspectos do seu projeto, devido ao nosso conjunto robusto de recursos de gerenciamento de projetos.

Aqui está um rápido resumo de como criar uma EAP usando um gráfico de Gantt. Inscreva-se para uma avaliação gratuita do nosso software e acompanhe !

Identifique as entregas do projeto

Existem 5 estágios no ciclo de vida do projeto, iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Cada um deles produz as entregas necessárias para produzir a entrega final, que é a conclusão do seu projeto.

Identifique as fases do seu projeto para criar mais do que uma mera lista de tarefas. Separe-os com nosso recurso de marco na ferramenta de gráfico de Gantt. Eles também podem ser codificados por cores para diferenciar melhor as fases.

Listar subtarefas, descrever tarefas e definir o proprietário da tarefa

As subtarefas fazem parte de uma tarefa maior e mais complexa. Nesse caso, seus pacotes de trabalho EAP são perfeitos para esse recurso. Adicione tarefas de resumo ou pacotes de trabalho acima das tarefas relacionadas, que podem ser suas fases de projeto ou entregas de projeto, dependendo de sua preferência de tipo de EAP e indente-as. A imagem abaixo mostra nosso exemplo de EAP representado em um gráfico de Gantt, mostrando as fases do projeto e pacotes de trabalho associados a elas.

Dependências de links

Dependências de tarefas são tarefas que não podem ser iniciadas até que outra seja concluída ou iniciada. Vincule tarefas que dependem umas das outras arrastando uma para a outra. Vinculamos todos os quatro tipos de dependências de tarefas. Ao identificar essas tarefas nesta etapa, você evitará gargalos durante a execução.

Definir recursos e custos

Os recursos são tudo o que você precisa para concluir as fases do projeto, as entregas e os pacotes de trabalho. Eles variam desde as pessoas de sua equipe até materiais, suprimentos e equipamentos. Sua EAP permite dividir o escopo do projeto em pacotes de trabalho para que você possa estimar recursos e custos.

Adicionar datas de início e término e conclusão estimada

Cada tarefa tem uma data de início e uma data de término. Adicione a data em que a tarefa precisa começar na coluna da data de início planejada e quando ela deve ser concluída na data de término planejada. Há também uma coluna de conclusão estimada para a quantidade de tempo que você planeja para a tarefa.

Acompanhe o status das contas de controle e pacotes de trabalho

O rastreamento é como saber se um projeto está sendo executado conforme o planejado. É por isso que uma EAP tem contas de controle e pacotes de trabalho. Ao falar de tarefas, o rastreamento informa várias coisas: horas registradas, custos, prioridade, novas comunicações, a porcentagem concluída e como seu progresso real se compara ao seu progresso planejado.

Escreva notas

Ter uma seção para fazer anotações é sempre aconselhável. Embora a EAP seja completa, pode haver algo que você precise abordar que não se encaixe em sua estrutura rígida.

Gerar relatórios

Os relatórios do projeto extraem dados do projeto para iluminar seu progresso, integridade geral, custos e muito mais. Gere um relatório sobre sua EAP usando nossa ferramenta de relatórios. Nossos relatórios resumem os dados do seu projeto e permitem filtrar os resultados para mostrar o que você deseja. Os relatórios também podem ser compartilhados com as partes interessadas.

Modelo de Estrutura de Divisão de Trabalho

Se você não está pronto para mergulhar e usar o software de estrutura analítica do ProjectManager, mas ainda está interessado em ver como o uso dessa ferramenta pode ajudá-lo a construir um plano mais robusto para o seu próximo projeto, não se preocupe. Temos um passo intermediário que você pode seguir.

Também temos uma biblioteca de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos , incluindo um modelo EAP gratuito, para você começar bem.

Se você decidir experimentar nosso software de gerenciamento de projetos, oferecemos uma avaliação gratuita de 30 dias. Você pode carregar o modelo de estrutura analítica do projeto no ProjectManager e ele cria automaticamente um novo projeto em nosso software. Agora você pode usar esse modelo para planejar, agendar, monitorar e relatar seu projeto.

Como nosso software é baseado em nuvem, todos os seus dados são coletados e exibidos em tempo real. Isso nos diferencia do software de gerenciamento de projetos local, como o Microsoft Project . Pegamos sua EAP e a tornamos mais dinâmica com nossas ferramentas de planejamento online .

Quando usar uma EAP?

Há muitas maneiras de usar uma estrutura analítica do projeto para ajudá-lo a gerenciar o trabalho. Aqui estão três exemplos comuns de como usar uma EAP para diferentes propósitos.

Escopo do trabalho

Um escopo de trabalho é um documento abrangente que explica o escopo do projeto, que é todo o trabalho a ser realizado. Uma EAP é a ferramenta perfeita para dividir o escopo de um projeto em pacotes de trabalho mais fáceis de controlar. Além disso, uma estrutura analítica do projeto permite identificar facilmente marcos, entregas e fases.

Declaração de trabalho

Uma declaração de trabalho é um documento juridicamente vinculativo entre um cliente e a organização responsável pela execução de um projeto. Ele detalha aspectos de gerenciamento de projetos, como cronograma, entregas e requisitos do projeto.

Ordem de Serviço

Uma ordem de trabalho é semelhante a uma declaração de trabalho, mas seu objetivo principal é mostrar os custos associados a cada tarefa. Uma EAPé essencial para uma estimativa de custo precisa.

Melhores práticas de estrutura analítica do trabalho

Enquanto você trabalha em sua EAP, é útil manter algumas práticas recomendadas. Aqui estão algumas coisas para manter na mente.

  • Regra 100%: Este é o princípio de gerenciamento de trabalho mais importante para construir uma EAP. Consiste em incluir 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto, que é dividido em níveis de WBS que contém contas de controle, entregáveis ​​do projeto, pacotes de trabalho e tarefas. Esta regra se aplica a todos os níveis da WBS, portanto, a soma do trabalho em um nível de WBS inferior deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo nível de WBS acima, sem exceção.
  • Use substantivos:EAP é sobre entregas e as tarefas que levarão à sua entrega final. Portanto, você está lidando mais com o quê do que com o como. Os verbos são ótimos para ação e devem ser usados ​​em suas descrições, mas, para maior clareza, use substantivos para cada uma das etapas de sua WBS.
  • Seja completo:para que uma EAP faça seu trabalho, não deve haver buracos. Tudo é importante se fizer parte do curso que leva ao seu produto final. Para gerenciar esse cronograma, você precisa de uma lista completa de todas as tarefas, grandes e pequenas, que o levam até lá.
  • Mantenha as tarefas mutuamente exclusivas:isso significa simplesmente que não há motivo para dividir tarefas individuais por trabalhos que já fazem parte de outra tarefa. Se o trabalho for abordado em uma tarefa porque acompanha essa tarefa, não será necessário torná-lo uma tarefa separada.
  • Vá fundo o suficiente:você pode enlouquecer com subtarefas em sua EAP. A EAP deve ser detalhada, mas não tão profunda que se torne confusa. Idealmente, pense em três ou cinco na maioria dos níveis.

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