Linhas de base, linhas de base… é um daqueles termos que muitas pessoas acham que conhecem, mas podem não saber exatamente o que é ou por que é importante; e para alguns de nós a forma como a usamos na “linguagem comum” é diferente de como a usamos no contexto de um projeto. Talvez você esteja pensando que a linha de base é nosso ponto de partida, ou nosso ponto de comparação, talvez você esteja pensando que é algo que você ouvirá em um clube em Ibiza (dica: este artigo não envolverá festas) talvez você não não tenho a menor ideia. Não se preocupe, este artigo esclarecerá o que é uma linha de base do projeto e por que ela é importante.
O que é a linha de base do projeto?
Que significa isso? Nos termos mais simples possíveis: a linha de base é a versão do plano do projeto que foi assinada e que usaremos para comparar o progresso conforme o projeto é implementado.
Portanto, a linha de base não é uma entidade separada ou uma coisa extra que você encontra, cria ou compra, ela está lá o tempo todo, a chave é que ela precisa ser reconhecida formalmente. É o reconhecimento formal que o faz existir.
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Qual é a linha de base de “Implementação”?
Este é um termo que você provavelmente encontrará se sua organização estiver alinhada com o APM ou talvez você esteja se preparando para um exame de certificação de gerenciamento de projetos como o APM PMQ.
Em um projeto, há várias coisas que podem ser definidas: você pode ter uma linha de base de cronograma separada (ou seja, a versão do cronograma que foi assinada), uma linha de base de orçamento, uma linha de base de escopo ou requisitos etc.
Algumas organizações usam o termo linha de base de implementação e isso simplesmente se refere ao plano geral de gerenciamento do projeto (portanto, todos os planos, incluindo cronograma, orçamento, escopo, risco, aquisições, etc.) combinados.
Ok, então por que eu deveria ter uma linha de base para o meu projeto?
Existem várias razões pelas quais uma linha de base é importante e valiosa:
A linha de base promove o compromisso e a responsabilidade
Você pode pensar na linha de base como uma promessa do que você entregará no projeto, como e quando. Obter a aprovação efetiva de um plano é o mesmo que o gerente de projeto dizer “Eu prometo que entregarei o escopo definido, de acordo com este cronograma/cronograma e usando este orçamento” e o corpo de aprovação está efetivamente dizendo “Eu/nós prometemos que se o projeto estiver alinhado com este plano, darei a ele o tempo e os recursos solicitados e aprovarei o resultado quando estiver pronto.” A linha de base é uma versão formalizada dessa promessa, portanto, incentiva o comprometimento e a responsabilidade. O gerente de projeto precisa ter certeza de que apresentará um plano no qual possa construir e com o qual se comprometerá a cumprir.
A linha de base protege o projeto de mudanças descontroladas
Continue a pensar na linha de base como uma promessa: uma vez que o gerente de projeto e o órgão de aprovação tenham feito a promessa sobre o que o projeto deve fazer e entregar, como e quando, e há um processo formalizado de como será, pode mudar o promessa, o projeto fica mais bem protegido de mudanças descontroladas.
A linha de base dá visibilidade ao que foi acordado para o projeto e, portanto, oferece algo muito tangível para comparar ao considerar possíveis mudanças. Isso pode capacitar o gerente de projeto e dar a ele uma maneira de dizer “Obrigado por sugerir essa mudança, vamos compará-la com as linhas de base e depois decidir como agir” em vez de se comprometer com a mudança imediatamente.
A linha de base oferece suporte ao planejamento e controle no nível do portfólio
Se uma organização estabeleceu a prática de linha de base no portfólio e cada plano de projeto é detalhado o suficiente para poder estabelecer uma linha de base, isso cria um ponto de partida muito bom para a organização visualizar e controlar cronogramas em todo o portfólio. por sua vez, permite um melhor planejamento futuro e gerenciamento de recursos.
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A linha de base dá sentido aos relatórios de situação
Você provavelmente já viu relatórios ou notícias que mencionam uma estatística ou outra “estamos na metade do caminho” ou “50% do trabalho está concluído” etc. O comportamento do denunciante geralmente indica se ele acha que a estatística é boa ou ruim, mas não temos nada objetivo para compará-lo. A menos que tenhamos uma linha de base!
A linha de base nos dirá o que você deveria ter alcançado e quando. Isso torna possível olhar para um plano de linha de base e dizer “até esta data eu deveria ter alcançado X, ou deveria ter terminado 25%, etc.”
Portanto, a linha de base dá sentido a declarações como “estou em 25%” porque nos dirá se deveríamos estar em 25% agora ou se deveríamos estar em 20%, 30%, etc.
Uma vez estabelecida a linha de base, ela permanece a mesma durante todo o projeto?
Vamos continuar pensando na linha de base como uma promessa. Suponha que você prometeu a seu amigo que iria à casa dele às 12h para ajudá-lo em algum trabalho importante. 12 horas é a sua linha de base. Às 9h a pia da sua cozinha está vazando e você tem que chamar um encanador, esperar que ele apareça, etc. Não tem como você chegar na casa do seu amigo às 12 horas.
O que faz?
Algumas pessoas podem simplesmente deixar para lá, pensando “Estarei lá quando chegar lá” e não contar nada ao amigo. Isso tem o efeito colateral de você não estar gerenciando as expectativas de seu amigo e, portanto, não permitindo que ele faça outros planos (talvez haja outro amigo que possa ajudar?) ele espera você chegar?).
A coisa mais sensata a fazer é, portanto, avisar seu amigo que você vai se atrasar e atualizar sua promessa. “Aconteceu algo que está fora do meu controle, me atrasou 2 horas, então estarei na sua casa às 14h.” Portanto, 14h se torna a nova linha de base.
Em um projeto, temos que fazer o mesmo. Acontecerão coisas que estão fora de nosso controle e que podem impossibilitar o cumprimento das linhas de base originais. Se ignorarmos que algumas coisas acontecem:
- No papel, ainda estamos comprometidos em cumprir a linha de base anterior ou, para todos os efeitos, o restante da organização e as partes interessadas acreditam que ainda cumpriremos.
- Nossos relatórios de status (que devem relatar o progresso em relação às linhas de base) mostrarão que estamos atrasados/acima do orçamento a cada mês e, portanto, o valor dos relatórios será diluído ao longo do tempo.
- A organização não é capaz de fazer planos realistas fora do projeto. Por exemplo: alinhar recursos para receber o resultado ao final do projeto, ou redistribuir membros da equipe para outros projetos, ou investir em outras iniciativas.
Portanto, deve haver uma prática de linha de base em primeiro lugar e, em seguida, deve haver um processo robusto para redefinir a linha de base , ou seja, como a linha de base é revisada e atualizada para refletir as mudanças nas condições do projeto.