O que é o Microsoft Project Online?

As ferramentas de PPM da Microsoft são onipresentes atualmente, com empresas em todo o mundo se beneficiando de seus poderosos recursos de planejamento de projetos.

No entanto, embora superem a abordagem tradicional de quadros brancos e post-its, as soluções de gerenciamento local dessa natureza apresentam desvantagens inegáveis.
Eles são caros para adquirir, por exemplo, e muitas vezes requerem produtos adicionais da Microsoft para funcionar – cujas licenças incorrem em custos adicionais.

Além disso, há o fato de que as equipes de negócios são restritas em termos de onde e em quais dispositivos podem trabalhar. O compartilhamento de arquivos MPP também pode ser um incômodo e, entre uma série de outras desvantagens, há desafios significativos associados ao dimensionamento/atualização da infraestrutura local.

Se você se cansou dessas deficiências, talvez seja hora de atualizar para o Microsoft Project Online. No próximo artigo, você aprenderá o que é, o que faz e por que vale a pena o investimento.

O que é o Microsoft Project Online?

Vamos começar com o que não é. Não confunda MS project online com Microsoft Project Professional, Project Server, cliente de desktop Project Online ou Project para a Web.

Eles não são os mesmos. Em vez disso, é uma solução de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) baseada em nuvem totalmente separada e flexível construída no Microsoft Sharepoint. Dependendo da sua assinatura, você pode usá-lo no computador e online de praticamente qualquer lugar do mundo e na maioria dos dispositivos.

Chegando ao mercado pela primeira vez em 2013, o MS Project Online oferece a funcionalidade e os recursos impressionantes do software MS Project tradicional (pense: gerenciamento de vários projetos e rastreamento de trabalho em quadros de horários) sem as armadilhas locais que discutimos acima.

Após uma recente reformulação de seu modelo de assinatura de três camadas, ele agora está disponível por meio de uma assinatura do Microsoft Project Plano 3 ou Plano 5. Continue lendo para obter detalhes sobre seus respectivos preços e recursos.

Os custos de capital do Project Online

O acesso ao conjunto completo de recursos baseados em nuvem do MS Project Online custa US$ 55 por usuário por mês.

Isso é para o Project Plan 5, anteriormente conhecido como Project Online Premium, que dá às empresas acesso a tudo nas assinaturas de nível inferior, juntamente com recursos premium que incluem gerenciamento de demanda e otimização de portfólio. Ele também possui uma série de ferramentas exclusivas, como Visualização Consolidada e Visão Geral de Recursos.

Custando $ 30 por usuário por mês, o Project Plan 3 custa quase metade do preço. Você não tem acesso às ferramentas de gerenciamento de portfólio mais avançadas, mas ainda se beneficia do Project para a Web, do Project Online Desktop Client e, é claro, do Microsoft Project Online.

Vale a pena notar que a Microsoft também oferece uma opção de orçamento, chamada Project Plan 1. Isso custa $ 10 por usuário por mês, mas vem apenas com o Microsoft Project Essentials. Uma versão mais leve do MS Project Online, seus recursos são muito mais limitados por natureza.

Independentemente do plano escolhido, você pode pagar mensalmente ou anualmente.

Detalhes do licenciamento online do projeto

Todos os usuários, sejam eles internos ou externos, precisam de uma licença de assinatura para usar o software. Se você adquirir o Microsoft Project Professional, ele poderá ser instalado em até 5 dispositivos compatíveis. Os usuários também precisam de uma assinatura do Office 365 e do SharePoint para se beneficiar do conjunto completo de ferramentas e software.

Principais recursos do MS Project Online

O Microsoft Project Online fornece os principais aplicativos e recursos, incluindo:

  • Gestão da Inovação
  • Gerenciamento do ciclo de vida do aplicativo e
  • Desenvolvimento de novos produtos

Também é adaptável à escala e complexidade do gerenciamento necessário – desde tarefas individuais e colaboração em projetos até agendamento e percepção, visibilidade e controle e gerenciamento completo de projetos e portfólios.

Mais especificamente, você desfrutará de relatórios integrados que usam modelos personalizáveis ​​e gráficos de Gantt. Há alocação de recursos e relatórios eficazes, e você também pode monitorar atualizações, métricas financeiras e gráficos de burndown.

As assinaturas completas também abrem as portas para análises avançadas e relatórios de desempenho do portfólio. Entre vários resultados positivos, esses recursos ajudam a a) alinhar seus esforços diários com os objetivos mais amplos da empresa e b) distribuir recursos de maneira otimizada em vários projetos.

A lista completa de recursos é extensa e muda regularmente. Aqui está uma lista de tudo o que está disponível no Project Plan 5:

Sobre gerenciamento de projetos, tarefas e tempo

  • Alertas e lembretes
  • Linhas de base,
  • Visualização do quadro
  • Caminho crítico
  • Gerenciamento de entrega
  • Dependências
  • Visualizações de Gantt
  • Visualização em grade
  • Gerenciamento de problemas e riscos
  • Projetos mestres
  • Notificações
  • Início do projeto
  • Tarefas de resumo
  • agendamento de tarefas
  • Atualizações de tarefas
  • Linhas do tempo
  • Quadros de Horários
  • Aprovações de quadro de horários
  • Configuração de tempo de folga

Em relação à colaboração

  • Anexos de arquivo
  • Membros externos da equipe
  • Sites de projeto do SharePoint
  • Possibilidades de desenvolvimento para integrações de equipes

Em relação à gestão da demanda

  • Configuração do fluxo de trabalho de aprovação de solicitação de projeto
  • Criação de formulários de solicitação de projeto
  • Solicitações de projeto

Com relação ao gerenciamento de recursos, programas e portfólio

  • Custeio e orçamento do projeto
  • Configuração da equipe do projeto
  • Visualizações de capacidade de recursos
  • Custeio de recursos
  • Compromissos de recursos (reservas)
  • Planejamento de capacidade de recursos
  • Roteiros
  • Análise e priorização de portfólio
  • Painéis/portais
  • Recursos de trabalho, genéricos e materiais

Sobre relatórios

  • Relatórios prontos via Power BI e Excel
  • Relatórios personalizados via Power BI e Excel
  • Dashboards via Power BI e relatórios incorporados via SharePoint Online.

Sobre Customização e Integração

  • marca personalizada
  • Os campos personalizados
  • Fórmulas
  • SharePoint Designer e Power Automate Workflows
  • Integração do Microsoft 365
  • Integração do Microsoft Planner usando o Power Platform

Sobre Segurança, Usuário e Gerenciamento de Serviços

  • Integração do Active Directory
  • gerenciamento de usuários
  • Administração de serviços

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Principais benefícios do Microsoft Project online

De acordo com a Microsoft, o MS Project Online permite que as organizações “comecem, priorizem os investimentos do portfólio de projetos e entreguem o valor comercial pretendido”. Aqui estão as ferramentas e incentivos específicos através dos quais o ajudará a alcançar esses resultados:

Integração do Office 365

Empresas e indivíduos familiarizados com os produtos Microsoft apreciarão a integração nativa do Project Online com outras ferramentas do Office 365. Isso inclui MS Office Exchange, MS Planner (para simplificar o trabalho entre diferentes equipes), Outlook (para enviar atribuições de tarefas), MS Teams, Power Platform (BI para relatórios e fluxos de trabalho automatizados) e MS SharePoint (para compartilhamento de arquivos).

Existem várias vantagens em ser executado como parte da família de produtos da Microsoft. Isso não apenas facilita a adoção do usuário, mas também reduz a curva de aprendizado e, portanto, reduz o tempo de aceleração.

Amigo do usuário

O Project Online é conhecido por seu design amigável. A integração acima mencionada com produtos familiares do Office 365 é um exemplo disso, assim como a inclusão de blocos visuais no painel. Isso permite que os usuários identifiquem as próximas etapas importantes com facilidade, além de fornecer um plano simples para iniciar/melhorar seus recursos de PPM.

Observe também a disponibilidade de várias “visualizações” na interface. ‘Visualização em grade’ mostra uma lista ordenada de tarefas, ‘Visualização em quadro’ cria uma variedade de quadros que ajudam você a acompanhar visualmente os projetos e ‘Visualização em linha do tempo (ou Gantt)’ cria uma linha do tempo visual que facilita o rastreamento e a compreensão de datas, atribuições e mais.

Por fim, o Project Online é um serviço perene. Espere acesso permanente à versão mais recente, estável e avançada do aplicativo.

Baixo custo

Em comparação com as soluções de gerenciamento de projetos locais, o custo inicial do MS Project Online é altamente acessível. Afinal, com ocupação zero do servidor, não há custos iniciais de infraestrutura a serem cobertos.

O serviço Project Online também cuida de toda a manutenção operacional, incluindo a execução de scripts de manutenção preventiva. Isso elimina o custo de pagar pela manutenção interna de TI, permitindo a realocação de recursos que, de outra forma, seriam canalizados para tarefas como atualizações do sistema e recuperação de desastres.

Além disso, os assinantes se beneficiam da natureza flexível e dos custos mensais previsíveis de cada plano de serviço. Acessível na área de trabalho ou por meio do aplicativo da Web, é um software incrivelmente versátil e fácil de implantar.

Recursos líderes do setor

O MS Project online apresenta às empresas um poderoso conjunto de gerenciamento de portfólio crítico de negócios e funcionalidades de análise. Se você precisa planejar programas e projetos estratégicos ou orientar comitês e PMOs em uma grande empresa, o conjunto robusto de recursos é adequado para a tarefa.

Isso não é tudo. O Project Online também está em conformidade com uma ampla gama de padrões específicos do setor. Desde ISO 27001 e FISMA até HIPAA Business Associate Agreement e EU Model Clauses, esta pode ser uma vantagem crucial se a conformidade for um obstáculo para o seu negócio.

Cresce com o seu negócio

O dimensionamento de soluções internas de PPM à medida que a empresa cresce pode ser demorado, inconveniente e caro. Esse não é o caso do Project Online.

Graças ao seu design baseado em nuvem e à variedade de soluções de gerenciamento de projetos que a Microsoft disponibiliza, as empresas podem encontrar facilmente um plano que atenda às suas necessidades e atualizar com o clique de um botão à medida que o negócio amadurece.

Modelo Único de Governança

O modelo único de governança em operação torna o software adequado para uma gama diversificada de tarefas. Se você precisa gerenciar o trabalho diário e projetos ad hoc ou requer uma solução capaz de gerenciar portfólios completos de projetos, o MS Project Online pode fazer tudo.

Sua funcionalidade de gerenciamento de usuários é igualmente impressionante. Embora a adição de usuários e recursos seja direta, modelos de permissão sofisticados e algo chamado “sincronização do Active Directory” permitem que você controle quem vê o quê. Essa abordagem granular ao gerenciamento de permissões aumenta a segurança, garantindo que informações confidenciais não caiam em mãos inapropriadas.

As ferramentas facilitam a tomada de decisões

O Project Online fornece ferramentas que ajudam os usuários a obter insights e tomar decisões eficazes em qualquer projeto, portfólio e/ou programas em que trabalhem. Os exemplos incluem painéis de resumo, planos e cronogramas disponíveis no Project Web App (PWA), para citar alguns.

Com recursos de integração aberta, o software também foi projetado para compartilhar e se comunicar com sistemas externos. Isso é uma boa notícia para empresas que precisam assimilar ferramentas e aplicativos de terceiros.

Confiança de tempo de atividade

As empresas que usam o Project Online também se beneficiam dos 99,9% garantidos e com suporte financeiro da Microsoft.

Como o nome sugere, o Office 365 está disponível o dia todo, todos os dias (ou seja, 365 dias por ano) e possui recursos avançados de recuperação de desastres e backups com redundância geográfica. Você pode resolver qualquer problema que surgir por meio do suporte telefônico 24 horas por dia, 7 dias por semana da empresa.

Segurança de primeira linha

Dada a prevalência do cibercrime no mundo de hoje, as empresas estão cada vez mais preocupadas com a segurança de seus sistemas de TI. A Microsoft possui vários mecanismos de segurança para amenizar tais temores.

Por exemplo, o Project Online vem com amplos recursos de privacidade e certificação de segurança padrão do setor, incluindo HIPAA. Os usuários também têm menos chances de receber spam e vírus prejudiciais graças aos filtros em operação.

Disponibilidade Global

Outra vantagem notável do MS Project Online é o quão multinacional ele é. Disponível em 32 idiomas diferentes e 88 países/regiões, é uma solução privilegiada para empresas globais e/ou para empresas com usuários remotos.

Quer sua empresa esteja localizada nos EUA, Reino Unido, Cingapura, Canadá, França ou além, o Project Online pode ajudar.

Análise de dados em tempo real

Os dados são abrangentes, constantemente disponíveis para análise e atualizados em tempo real à medida que novos insights e informações são coletados.

Em outras palavras, você está sempre trabalhando com as informações mais recentes, o que aumenta a precisão de sua análise de dados, revisão e tomada de decisões. Espere inúmeros campos de dados nos níveis de projeto, recurso e tarefa, juntamente com uma opção para criar mais de sua preferência.

Relatórios poderosos

Usar o Microsoft Project Online em combinação com produtos como o Power BI (supondo que você tenha uma licença apropriada) pode fornecer uma infinidade de relatórios e painéis pré-criados e facilmente adaptáveis.

Melhor ainda, eles são fáceis de acessar e comunicáveis ​​em uma variedade de formatos. Isso contrasta fortemente com as soluções alternativas de gerenciamento de projetos, muitas das quais dificultam o compartilhamento de relatórios e arquivos relacionados com colegas e funcionários.

Fundamentos do Project Server

Depois de duas décadas adicionando novos recursos, aprimorando seus recursos e desenvolvendo uma forte base de comunidade, o Project Server há muito é considerado o padrão ouro dos recursos de Gerenciamento de Projetos e Portfólio.

O Project Online passa a ser construído sobre ele. Isso pode parecer trivial, mas demonstra que o Project Online não é uma ferramenta totalmente nova. Apesar de sua funcionalidade moderna baseada em nuvem, ele tem uma história rica e um histórico comprovado.

Como um aparte, o MS Project Online também é construído no SharePoint, o que significa que oferece muitas funções e ferramentas associadas a esse produto. De fluxos de trabalho e gerenciamento de conteúdo de metadados a relatórios corporativos, o SharePoint tem tudo.

Microsoft Project Online versus local

Discutimos os méritos do Microsoft Project Online versus soluções locais em vários pontos deste artigo. No entanto, não se engane, a ferramenta de gerenciamento de projetos no local da Microsoft continua sendo uma ferramenta de PPM eficaz que muitas empresas continuam a empregar e aproveitar.

Em última análise, a opção “certa” para o seu negócio depende de dois fatores: 1) seus requisitos operacionais específicos e 2) a boa e velha preferência pessoal. Por exemplo, algumas empresas optam por evitar aplicativos baseados em nuvem citando preocupações de segurança (apesar dos invejáveis ​​atributos de segurança do Project Online).

De maneira semelhante, outras empresas carecem de recursos, experiência ou inclinação para lidar com a manutenção da infraestrutura interna de TI. Esse fato, juntamente com a promessa de custos iniciais mais baixos e planos de pagamento flexíveis, pode ser suficiente para convencê-los a escolher o MS Project Online.

A versão online também se destaca de outras maneiras.

É mais fácil de configurar, atende a muitos outros países, regiões e idiomas e, é claro, funciona em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. O tempo de atividade garantido de 99,9% significa que é adequadamente confiável e seu serviço permanente garante que os usuários sempre tenham acesso à versão mais recente e melhor do software, como padrão.

Comece a Aproveitar o Microsoft Project Online Hoje

As soluções de gerenciamento de projetos e portfólio são vitais para empresas que lidam com processos operacionais complexos. Eles ajudam você a ter uma visão geral, focar nas metas de negócios, alocar recursos para um efeito maior, aumentar a eficiência e diminuir o risco organizacional, entre muitos outros.

Como qualquer coisa, porém, eles também precisam ser atualizados quando não atendem mais às suas necessidades. Se o PPM atual da sua organização se enquadra nessa categoria ou simplesmente não é adequado para a finalidade, o Microsoft Project Online pode ser um substituto perfeito.

Como vimos, esse popular PPM baseado em nuvem preenche todos os requisitos do ponto de vista comercial. É versátil, poderoso, acessível, cheio de recursos úteis e simples para os usuários começarem. Não apenas isso, mas também visa e aborda muitos dos problemas que acompanham as ferramentas locais dessa natureza.

Confie em nós, seja a função simples ou de alto nível, todos, desde gerentes de portfólio e tomadores de decisão até líderes de projeto, administração e gerentes de recursos, podem se beneficiar do Microsoft Project Online. Você se enquadra em alguma dessas categorias e deseja algum suporte profissional para aproveitar ao máximo o software?

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